Inteligencia de Negocio: Power BI
Hoy en día, las empresas manejan grandes cantidades de datos sobre su actividad, y para resolver el problema de qué uso hacer de los mismos surgen las herramientas de inteligencia de negocio. Estas herramientas se basan en aplicar procesos ETL (extraer, transformar y cargar) con el fin de proveer calidad a los datos, y posteriormente generar visualizaciones que representen los datos de manera que aporten valor a la empresa y faciliten la toma de decisiones del alto mando.
Introducción al BI
Para poder explicar las ventajas de la solución aportada, es necesario describir primero este proceso de Business Intelligence detalladamente, como se hará a continuación.
Proceso BI.
Preproceso – ETL
Antes de poder interpretar los datos de la empresa, es necesario que este amplio volumen de datos tenga la calidad necesaria. Para ello se aplican los procesos de ETL, que se dividen en las tres fases incluidas en sus siglas:
- Extraer (extract) la información que se quiere estudiar, la cual puede estar alojada en diferentes orígenes.
- Transformar (transform) dicha información de manera que se eliminen las incongruencias, se identifique y corrijan los errores. El resultado final de este proceso es un conjunto de datos homogéneo, relacionado y de gran calidad.
- Carga (load) de los valiosos datos obtenidos en el paso anterior a un modelo de datos. Como se explicará más adelante, en este modelo se crearán las relaciones entre tablas.
Modelado – Relaciones entre tablas
Último paso a tomar antes de comenzar a generar las visualizaciones. En esta etapa se crean las relaciones entre los conjuntos de datos, de manera que, al realizar acciones en una de las tablas del modelo, las tablas relacionadas reaccionan ante esta interacción.
Este paso es de crucial importancia, ya que si no tenemos un modelo relacional correcto no podremos realizar las acciones de filtrado, propias de los informes que se generarán más adelante.
Visualización – Creación de cuadros de mando
Tras haber obtenido el modelo de datos correcto, empieza la fase de extracción de valor de dichos datos mediante la creación de informes que los expliquen.
Dichos informes están formados por objetos visuales de diferentes tipos (tablas, gráficos de línea, gráficos de columnas, mapas, tarjetas, kPI`s) que seleccionados correctamente podrán dar la información que quiere visualizar el consumidor final.
En esta parte también es importante la inclusión de filtros y gráficas interactivas, de manera que el usuario final pueda realizar acciones de selección sobre qué parcela de datos quiere estudiar en un momento concreto.
Cuadro de mando.
Publicación – Compartir los informes con el consumidor
Uno de los puntos clave, que hace que todo este proceso tenga su potencia característica, viene de la capacidad de generar informes que se puedan compartir de manera sencilla entre usuarios de una misma organización. De esta manera la información se encuentre visible para quienes la necesiten y, en caso de ser necesario, se puedan realizar acciones de edición.
También es muy usual que, una vez terminado todo el proceso, este se automatice, de manera que todo el proceso sea actualizable y se ejecute en la nube.
Representacion futurista.
La solución de Microsoft – Power BI
Dentro de las soluciones existentes para llevar a cabo las tareas nombradas anteriormente, Microsoft ha desarrollado una herramienta que es capaz de aunar todas estas funciones.
De esta manera se simplifica el proceso, ya que esta es la única herramienta capaz de realizar todas estas tareas, además de que tiene una interfaz amigable al usuario, por lo que no hay que tener grandes conocimientos sobre los lenguajes que utiliza para comenzar con ella.
Cabe destacar que el entorno de Power BI está formado por su aplicación de escritorio (Power BI Desktop) y su aplicación en la nube (Power BI service). Cada una tiene diferentes funcionalidades, ventajas y desventajas sobre la otra en ciertas operaciones, pero son dos aplicaciones complementarias que abarcan todas las acciones comentadas con anterioridad.
Seguidamente se van a explicar las ventajas que tiene esta herramienta frente a sus competidores, y se desglosará en cada una de las tres interfaces principales de Power BI:
- Power Query (Editor avanzado, se encuentra dentro de la aplicación de escritorio)
- Power BI Desktop
- Power BI Service
Power Query
Esta es una de las funcionalidades contenidas dentro del aplicativo de escritorio, íntegramente destinada a realizar el proceso ETL.
Conexión a Orígenes
Una de las principales ventajas que ofrece Power BI es la compatibilidad con los archivos y plataformas desarrolladas por Microsoft, que están ampliamente extendidas entre las empresas. Por tanto, presenta gran compatibilidad con ficheros Excel, y posee conectores que facilitan las entradas de datos por medio de carpetas o listas de Sharepoint, además de sus integraciones con Azure. En cuanto a compatibilidad con estas herramientas, no hay discusión alguna, Power BI es el rey.
Además, soporta cualquier formato de archivo (json, csv…) y se puede conectar a prácticamente cualquier tipo de proveedor de bases de datos del mercado (SQL, PostgreSQL, Oracle, Odoo…), conexión a nubes de otros fabricantes o directamente a páginas web (tablas contenidas en una página, extracción de datos mediante API…).
Orígenes de datos.
De entre sus ventajas generales, cabe destacar que la interfaz de conexión es muy intuitiva y la conexión a las bases de datos es rápida y sencilla.
En resumen, Power Query permite conexión a bases de datos o archivos de prácticamente cualquier proveedor o formato, presentando compatibilidad para operar con los datos de cualquier negocio.
Transformaciones en los datos
La principal ventaja de Power Query sobre todas las demás soluciones de transformación es la interactividad de la interfaz de usuario, que facilita mucho que un usuario sin experiencia pueda comenzar a realizar transformaciones básicas.
Interfaz Power Query.
Si bien lo anterior es cierto, a la hora de realizar transformaciones avanzadas o manejar bases de datos de grandes volúmenes serán necesarios ciertos conocimientos sobre el lenguaje M y operaciones de limpieza de datos avanzadas.
Aun así, esto no es un gran problema, ya que la comunidad de Microsoft tiene una cantidad inmensa de contenido sobre el tema, además de toda documentación oficial que ofrece Microsoft. Cuando surgen dudas en el proceso de transformación, tenemos diferentes opciones de consulta, ya sea la base de datos de funciones de Microsoft, su foro de dudas sobre Power BI o incluso grupos en redes sociales donde los usuarios exponen sus problemas y un experto se los soluciona.
Por último, cabe resaltar la posibilidad de utilizar otros lenguajes de programación como Python o R para llevar a cabo las transformaciones en las operaciones donde el lenguaje M es menos eficiente.
Power BI desktop
Una vez realizada la carga de todos los datos que queremos estudiar, en la interfaz principal de la aplicación de escritorio se encuentran tres pestañas diferentes, y cada una de ellas nos permite realizar diferentes acciones.
Modelo
Esta pestaña facilita la visualización esquemática del modelo tabular, y permite tanto observar como editar o crear las relaciones del modelo de una manera sencilla.
Modelo Estrella.
Tablas
En esta vista se tiene la posibilidad de visualizar las tablas pertenecientes al modelo, así como realizar ciertas transformaciones sobre las mismas (añadir columnas, creación de medidas…)
Tabla en Desktop.
Esta posibilidad de modificación sobre el modelo sin entrar en el editor avanzado es una gran ventaja para los usuarios que no dominan el lenguaje SQL, ya que se realizan mediante un lenguaje diferente al utilizado en Power Query. En este caso se utiliza el lenguaje DAX, más orientado a la realización de cálculos.
Visualizaciones
Lo más destacable de esta funcionalidad es la facilidad extrema con la que se pueden crear diferentes objetos visuales por medio de una interfaz muy intuitiva. Encontramos gran variedad de herramientas y objetos visuales a nuestra disposición, todos con gran capacidad de personalización y la posibilidad de automatizar algunos procesos.
Visualización PowerBI.
Teniendo el modelo correctamente relacionado, los objetos visuales interactúan unos con otros, de manera que pulsando una categoría de uno de ellos podremos observar cómo los demás reaccionan a esta selección. Además, el control de estas interacciones es muy sencillo, por lo que se puede seleccionar el tipo de interacción o incluso desactivarse fácilmente.
Power BI Service
Las tareas llevadas a cabo en la versión de escritorio, sobre todo las relacionadas con el proceso ETL, tiene una mayor dificultad. Es por eso que el personal capaz de realizar el proceso completo correctamente deberá tener un perfil más técnico.
Si bien eso es cierto, también es una realidad que usuarios principiantes en el entorno de Power BI podrían estar capacitados para realizar las tareas de visualización de los datos o tareas relacionadas con pequeños cálculos sobre el modelo de datos.
Todo esto es posible dentro del servicio de Power BI, que viene a complementar a la aplicación de escritorio en un tema tan crucial como lo es la cooperación y la transparencia dentro de las empresas.
Por tanto, seguidamente se van a describir las principales ventajas dentro de este entorno.
Alojamiento y computación en la nube
Power BI Service es un servicio en la nube que nos permite almacenar nuestros modelos de datos y nuestros informes, la visualización de los mismos e incluso la edición de informes.
La principal ventaja de la posibilidad de edición de informes es el favorecimiento de la colaboración dentro de la empresa. Adicionalmente se cuenta con la ventaja de que todas las operaciones se realizan en la nube, por lo que no consume recursos de nuestro equipo.
Power BI Service.
No se puede obviar la existencia de la posibilidad de, además de alterar los informes compartidos por los técnicos, la creación de nuevos informes desde 0 a partir de los modelos de datos alojados en el servicio.
También es posible la creación de flujos de datos (data Flow), pero este tema es avanzado y lo dejaremos para post sucesivos.
En estos términos es importante destacar el alto nivel de seguridad que proporciona Microsoft, tanto protegiendo los datos de personas ajenas a la organización como en la asignación de roles por parte del administrador dentro de un mismo informe.
Generación de informes públicos
Aunque todos los archivos alojados en el servicio únicamente están disponibles para usuarios pertenecientes a la organización y que tengan permisos, existe la posibilidad de generar informes públicos que se introduzcan en una web o se compartan mediante un enlace.
Esto es de gran utilidad para realizar publicaciones sobre informes comerciales, de manera que se pueden generar informes para clientes, los cuales no tendrán acceso ni al diseño de los mismos, y mucho menos a los datos brutos que residen en ellos.
Automatización. Programación de actualizaciones.
Dentro de los puntos fuertes de este servicio se encuentra la posibilidad de actualizar los modelos de datos, de manera que, si los datos de origen han sufrido alguna alteración, se cargarán al modelo estas actualizaciones y se podrán visualizar en los informes.
Esto es especialmente interesante cuando nuestro origen de datos se encuentra en la nube, ya que se encuentra siempre actualizado, por lo que podremos tener acceso a los datos prácticamente en tiempo real.
Existe incluso la posibilidad de programar estas actualizaciones para disponer de los datos según los requisitos de la empresa. Un ejemplo podría ser un almacén, en el que entran y salen productos, por lo que programando la actualización cada noche podremos disponer de los datos de ese día al día siguiente.
Actualización.
Una funcionalidad dentro de este último apartado es la actualización incremental, que permite únicamente cargar los nuevos datos sin alterar los anteriores, en lugar de cargar de nuevo toda la base de datos y procesarla, de manera que se ahorra tiempo y recursos a la hora de actualizar informes que requieran alta frecuencia de actualización.
Conclusión
Power BI es la herramienta de BI más competitiva en el mercado, ya que ofrece grandes ventajas tanto en la etapa de diseño como en la etapa de operación.
Combinación Desktop y Servicio.
En su etapa de diseño destaca por la gran versatilidad a la hora de conectar con diferentes orígenes de datos, la facilidad de transformación, relación y visualización de los mismos.
Una vez puesta en producción, destaca por su accesibilidad, facilidad de uso y cooperación. Adicionalmente, brinda la posibilidad de automatizar todos estos procesos y hacer que la nube los almacene y ejecute sin consumir recursos de la organización. Este último punto genera una operatividad enorme para las empresas.
